Zarząd zwykły a zarządca

We wspólnotach mieszkaniowych zarządzanie to faktyczne wykonywanie czynności „zarządu zwykłego” przez Zarząd Wspólnoty lub zarządcę. Czynności zarządu zwykłego to najprościej mówiąc wszystkie czynności, dla których ustawodawca nie zastrzegł w ustawie obowiązku uzyskania zgody właścicieli dysponujących większością udziałów, wyrażonej w formie uchwały.

Czynnościami przekraczającymi zakres zwykłego zarządu są w szczególności:

1. ustalenie wynagrodzenia zarządu lub zarządcy nieruchomości wspólnej, 
2. przyjęcie rocznego planu gospodarczego, 
3. ustalenie wysokości opłat na pokrycie kosztów zarządu, 
4. zmiana przeznaczenia części nieruchomości wspólnej, 
5. udzielenie zgody na nadbudowę lub przebudowę nieruchomości wspólnej, na ustanowienie odrębnej własności lokalu powstałego w następstwie nadbudowy lub przebudowy i rozporządzenie tym lokalem oraz na zmianę wysokości udziałów w następstwie powstania odrębnej własności lokalu nadbudowanego lub przebudowanego, 
6. udzielenie zgody na zmianę wysokości udziałów we współwłasności nieruchomości wspólnej, 
7. dokonanie podziału nieruchomości wspólnej, 
8. nabycie nieruchomości, 
9. wytoczenie powództwa, o którym mowa w art. 16 ustawy owl, 
10. ustalenie, w wypadkach nieuregulowanych przepisami, części kosztów związanych z eksploatacją urządzeń lub części budynku służących zarówno do użytku poszczególnych właścicieli lokali, jak i do wspólnego użytku właścicieli co najmniej dwóch lokali, które zaliczane będą do kosztów zarządu nieruchomością wspólną, 
11. udzielenie zgody na podział nieruchomości gruntowej zabudowanej więcej niż jednym budynkiem mieszkalnym i związane z tym zmiany udziałów w nieruchomości wspólnej oraz ustalenie wysokości udziałów w nowo powstałych, odrębnych nieruchomościach wspólnych, 
12. określenie zakresu i sposobu prowadzenia przez zarząd lub zarządcę, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono w sposób określony w art. 18 ust. 1 ustawy, ewidencji pozaksięgowej kosztów zarządu nieruchomością wspólną, zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów, a także rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej.

Zarząd Wspólnoty Mieszkaniowej to wybrane – przez właścicieli lokali – osoby fizyczne, które są odpowiedzialne za zarządzanie nieruchomością wspólną. Zarząd zlecając zarządzanie powinien udzielić pełnomocnictw w zakresie niezbędnym do sprawnego administrowania nieruchomością.

Zgodnie z ustawą o własności lokali zarząd kieruje sprawami wspólnoty mieszkaniowej i reprezentuje ją zarówno na zewnątrz jak i w stosunkach miedzy wspólnotą a poszczególnymi jej członkami.

Zarząd wspólnoty ma prawo do działania w imieniu wspólnoty poprzez dokonywanie samodzielnych czynności oraz podejmowanie decyzji związanych z bieżącym zarządzaniem nieruchomością wspólną, mieszczących się w pojęciu zwykłego zarządu. Upoważniony jest również do żądania od właścicieli lokali zezwolenia na wstęp do lokalu ilekroć jest to niezbędne do przeprowadzenia konserwacji, remontu albo usunięcia awarii w części wspólnej nieruchomości. 

Umowę z zarządcą (zwykle jest to umowa zlecenia) zawiera zarząd. Zarządca wykonuje swoje czynności odpłatnie. Ustawa o własności lokali nie narzuca żadnych kryteriów, według których należy ustalać wynagrodzenie zarządcy. Rzetelny zarządca powinien przedstawić wspólnocie swoją ofertę, precyzującą zakres czynności, które podejmuje się wykonywać za określone wynagrodzenie – wynagrodzenie to musi być uchwalone przez wspólnotę. 

Za działalność zarządcy odpowiada zarząd wybrany przez wspólnotę i on powinien go rozliczać z wykonywania swoich obowiązków, pamiętając o tym, iż jeżeli właściciele są niezadowoleni z działalności zarządu, mogą go zmienić. Wspólnota, która chce odwołać zarząd, musi podjąć odrębną uchwałę w tej sprawie. 

Właściciele mogą żądać ustanowienia zarządcy przymusowego przez sąd, który określa obowiązki takiego zarządcy oraz wysokość wynagrodzenia. Sąd także odwołuje zarządcę przymusowego, gdy ustaną przesłanki jego powołania np. wspólnota wybierze zarząd.